Niet-vastgesteld of voorlopig deponeren jaarrekening

Wat te doen als de jaarrekening niet binnen de wettelijke termijn kan worden vastgesteld door de algemene vergadering? Dit is een vraag die de gemoederen van zowel accountants als juristen bezig houdt. Onlangs verscheen in het FD een artikel waaruit bleek dat de auteurs slechts de klok hadden horen luiden maar niet wisten waar de klepel hing.

Anton Dieleman schreef voor accountant.nl een artikel waarin hij uitlegt hoe het werkt met het opmaken en vaststellen van jaarrekeningen. Het artikel is hieronder weergegeven. Het origineel van accountant.nl staat hier.

Overigens staat onder de accountant.nl versie van het FD-artikel over niet tijdig deponeren van de publicatiestukken een reactie van Ronald van den Hoorn: “Denemarken kent een echt effectieve oplossing voor dit probleem. Als niet op tijd wordt gedeponeerd, dan wordt de onderneming van rechtswege ontbonden. Zonder pardon. Zie, dat werkt!🙂“.

Ook mevrouw Willemars schreef een artikel over het deponeren van de jaarrekening, onder de titel “Mystificaties over deponering jaarrekening”.

Onderstaand het artikel van Dieleman:

Niet-vastgesteld of voorlopig deponeren jaarrekening

vrijdag 26 april 2013

Terecht kopte het Financieele Dagblad op 23 april 2013: ‘Steeds meer bedrijven lopen risico door alleen voorlopige stukken te deponeren‘. Het artikel laat zien dat de procedure voor het opmaken, vaststellen en deponeren van jaarrekeningen van bv’s en nv’s soms onduidelijk lijkt te zijn.

Als bestuurders van dergelijke rechtspersonen zich daarvan onvoldoende bewust zijn, brengt onjuiste of onvolledige deponering inderdaad belangrijke risico’s met zich mee. Zeker in een periode van economische recessie waarin het risico op deconfiture groter is dan in tijden van economische vooruitgang. En juist bij faillissementssituaties is tijdige en volledige publicatie extra belangrijk.

In dit artikel een korte toelichting die enkele onjuistheden uit het genoemde FD-artikel rechtzet. Een niet-vastgestelde jaarrekening is namelijk geen voorlopige jaarrekening en dat lijkt onvoldoende te worden onderkend.

De jaarrekening van een bv of nv moet binnen vijf maanden na balansdatum worden opgemaakt. Deze termijn kan door de algemene vergadering (van aandeelhouders) op grond van bijzondere omstandigheden worden verlengd tot elf maanden. Een verder uitstel is niet mogelijk. De enige uitzondering die de wet biedt is het vragen van ontheffing bij de minister van Economische Zaken. Deze ontheffing wordt alleen verleend bij gewichtige redenen zoals faillissementssituaties.

De wet gaat er dan ook vanuit dat uiterlijk binnen vijf of elf maanden een jaarrekening wordt opgemaakt en ondertekend door bestuurders en commissarissen. Binnen die termijn moet sprake zijn van een definitieve jaarrekening; een voorlopige jaarrekening komt niet voor in het systeem van de wet. Dat de Kamer van Koophandel dit toestaat is dan ook opmerkelijk – en strijdig met de wet. Hier worden ongetwijfeld ‘opmaken’ en ‘vaststellen’ door elkaar gehaald.

Normaliter wordt de opgemaakte jaarrekening namelijk vastgesteld door de algemene vergadering. Daarmee ontstaat ‘de’ jaarrekening van de vennootschap. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen bij het Handelsregister worden gedeponeerd.

Omdat de wet geen termijn kent waarbinnen vaststelling moet plaatsvinden, ontstaat regelmatig de vraag of vaststellen van de jaarrekening een plicht of een recht is. De wet voorziet namelijk wel in een (definitieve) opgemaakte, maar nog niet vastgestelde jaarrekening. Die niet-vastgestelde jaarrekening moet binnen twee maanden na de opmaaktermijn bij het Handelsregister worden gedeponeerd. Maar ook dan betreft het de definitieve opgemaakte jaarrekening.

Dat de algemene vergadering in principe een verplichting heeft tot vaststellen van de jaarrekening blijkt uit het feit dat bepaalde handelingen gekoppeld zijn aan de voorwaarde van een vastgestelde jaarrekening. Het recht van de algemene vergadering komt tot uiting doordat ze de opgemaakte jaarrekening kan amenderen en het bestuur kan vragen een nieuwe jaarrekening op te maken. Ook dan blijft nog steeds de wettelijke termijn gelden voor het deponeren. Deze loopt uiterlijk dertien maanden na balansdatum af (en indien alle aandeelhouders van een bv tevens bestuurder zijn, soms bijna twee maanden eerder).

Als te laat wordt gedeponeerd, of ‘slechts’ een voorlopige jaarrekening, dan wordt niet (c.q. niet volledig) aan de deponeringsplicht voldaan. In faillissementssituaties kan dit tot de weinig benijdenswaardige situatie van hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders leiden. En dat is (soms letterlijk) het laatste waar een bestuurder op zit te wachten.

Anton Dieleman

Aanvulling 31 mei 2013

Een artikel over een gelijksoortig onderwerp is het artikel van Ilona Willemars, onder de titel “Mystificaties over deponering jaarrekening”, gepubliceerd op 14 mei jl. in AccountancyNieuws. In dat artikel behandelt zij een aantal veel voorkomende misverstanden over de publicatieplicht inzake de jaarrekening, naar aanleiding van een bericht in het FD. Aardig is dat FD-redacteuren Siem Eikelenboom en Pim Kakebeeke een reactie geven, waarin zij zeggen dat de deskundigen verschillend over het onderwerp denken en dat het FD geen fouten heeft gemaakt.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: http://ellentimmer.wordpress.com/ ||| modernisering ondernemingsrecht: https://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Accountant en ondernemingsrecht, Bestrijding misbruik rechtspersonen, insolventierecht, Bestuur en toezicht, Jaarstukken en financiële verantwoording en getagged met , , , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s