Bewaarplicht voor rechtspersonen

Betrokkenen bij Nederlandse rechtspersonen dienen rekening te houden met de regels voor het bewaren van gegevens. Er is alle aanleiding om weer eens op hoofdlijnen op een rijtje te zetten hoe het met de bewaarplicht voor rechtspersonen zit. In dit artikel wordt op die bewaarplicht  ingegaan.

Inleiding

Bestuurders van Nederlandse rechtspersonen, zoals de besloten vennootschap, de vereniging en de stichting [*], dienen rekening te houden met de bewaartermijnen die voor de rechtspersoon gelden. De belangrijkste algemene regels zijn in boek 2 Burgerlijk Wetboek (rechtspersonenrecht) te vinden:

  • Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
  • Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
  • Het bestuur is verplicht de hiervoor bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
  • Ook van een ontbonden rechtspersoon moeten de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers worden bewaard, nl. gedurende zeven jaren nadat de rechtspersoon heeft opgehouden te bestaan. Bewaarder is degene die met inachtneming van de statuten van de rechtspersoon daartoe is aangewezen.

De gegevens mogen digitaal worden bewaard, met inachtneming van het navolgende:

  • De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave der gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Fiscale bewaartermijnen

Een rechtspersoon heeft ook ten opzichte van de belastingdienst een bewaarplicht. De fiscus hanteert eveneens zeven jaar als uitgangspunt. Echter, in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting btw voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moeten de gegevens van onroerende zaken tien jaar worden bewaard.

Het is aan te bevelen over de fiscale bewaartermijnen de laatste informatie op http://www.belastingdienst.nl/ te raadplegen. Voorts dient u rekening te houden met de verwachtingen die de belastingdienst heeft aangaande de wijze waarop wordt bewaard. Daarover is op http://www.belastingdienst.nl/ meer te vinden [**]. Uw belastingadviseur kan u hierover nader inlichten.

Andere redenen om gegevens te bewaren

Naast de hiervoor genoemde algemene regels op het gebied van het rechtspersonenrecht en het belastingrecht, kan er voor bepaalde rechtspersonen op grond van specifieke regelgeving of andere redenen ook een verplichting zijn om bepaalde gegevens te bewaren. Bovendien zijn er ook wettelijke voorschriften die een maximale bewaartermijn voorschrijven, dat heeft dan met name betrekking op vertrouwelijke persoonsgegevens.

Te denken valt onder andere aan:

  • bijzondere wettelijke regels voor bepaalde ondernemingsbranches, zoals voor transporteurs, apothekers, notarissen, banken en verzekeringsmaatschappijen;
  • regelgeving waarbij persoonsgegevens aan de orde zijn, zoals personeelsadministraties, bepaalde databanken, video-opnamen, digitale volgsystemen, medische gegevens;
  • bijzondere wetgeving voor bepaalde groepen ondernemingen, zoals de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) [***];
  • verplichtingen op grond van overeenkomsten of subsidievoorwaarden die voor de rechtspersoon gelden.

De aard van de activiteiten van de rechtspersoon en het risicoprofiel kunnen eveneens aanleiding zijn om gegevens langer dan zeven jaar te bewaren.

Meer informatie

De advocaten van Pellicaan Advocaten adviseren u graag nader over de voor uw onderneming of organisatie relevante bewaartermijnen. U kunt onze gegevens vinden via www.pellicaan.nl.

NOTEN

[*] Voor de – niet veel voorkomende  – coöperatie waarvan de leden aansprakelijk zijn voor de schulden van de coöperatie, geldt in afwijking van de algemene regel een bewaartermijn van tien jaar voor de ledenadministratie.

[**] Op dit moment staat de informatie daarover op dit internetadres.

[***] De Wwft schrijft voor om gegevens inzake een cliëntenonderzoek en inzake de melding van ongebruikelijke transacties te bewaren.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: http://ellentimmer.wordpress.com/ ||| modernisering ondernemingsrecht: https://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Bestuur en toezicht, Rechtspersonenrecht overig, Stichting en getagged met . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s