Voorstel voor Wet elektronische registratie notariële akten ingediend bij de Tweede Kamer

Op 24 september 2012 is het voorstel voor de Wet elektronische registratie notariële akten ingediend bij de Tweede Kamer. Het voorstel zal als het wordt aangenomen de Registratiewet 1970 wijzigen. In de memorie van toelichting staat de volgende inleiding:

1. Inleiding
Op grond van de Registratiewet 1970 worden alle notariële akten door de Belastingdienst geregistreerd. Deze registratie heeft een tweeledig doel. Op de eerste plaats wordt hiermee een bijdrage geleverd aan de rechtszekerheid. Op de tweede plaats gebruikt de Belastingdienst de informatie in de akten voor de uitvoering van de belastingwetgeving. Dit wetsvoorstel strekt ertoe de registratie van notariële akten voortaan langs elektronische weg te laten geschieden waardoor die akten niet langer heen en weer hoeven te worden gestuurd tussen de notaris en de Belastingdienst. Voorgesteld wordt de elektronische registratie van notariële akten te laten uitvoeren door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (hierna: KNB). Verder wordt de registratie van onderhandse akten beperkt tot die akten waarvoor registratie een wettelijk vormvereiste is. De registratie van deze akten blijft een taak van de Belastingdienst. Ook het toezicht op de uitvoering van de Registratiewet 1970 blijft gebeuren door de Belastingdienst. Met het voorstel wordt een belangrijke besparing op de uitvoeringskosten van de Belastingdienst bereikt en een verlaging van de administratieve lasten voor het notariaat. De maatregelen in dit wetsvoorstel die betrekking hebben op de rol van de KNB bij de registratie van akten van notarissen zijn tot stand gekomen onder medeverantwoordelijkheid van de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie.

2. Voorgestelde maatregelen
De voorgestelde wijzigingen in de Registratiewet 1970 en de daarmee verband houdende wijzigingen in de Wet op het notarisambt en de Wet gebruik Friese taal in het rechtsverkeer behelzen een viertal maatregelen:

2.1. Voortaan elektronische registratie notariële akten
Op dit moment is het nog zo dat een notaris het origineel van iedere akte die hij opmaakt naar de Belastingdienst stuurt («ter registratie aanbiedt»). De Belastingdienst schrijft de akte in in een register, maakt daarvan aantekening op de akte, kopieert de akte en stuurt deze vervolgens terug naar de notaris. Dit is een zeer arbeidsintensief proces omdat het gaat om circa 1,5 miljoen akten per jaar. Voorgesteld wordt dat de notaris niet langer het origineel van de akte ter registratie aanbiedt maar kan volstaan met het inzenden van een elektronisch afschrift van die akte. Het ligt in de bedoeling de elektronische registratie eind 2013 gefaseerd in te voeren.

2.2. Registratie notariële akten door KNB
De registratie van notariële akten gebeurt op dit moment door de Belastingdienst, voornamelijk om historische redenen. De registratie van akten behoort echter niet tot de kerntaken van de Belastingdienst. Daar komt nog bij dat bij de invoering van de elektronische registratie de KNB een veel meer voor de hand liggende instantie is om de registratietaak uit te voeren. De KNB beschikt immers al over de benodigde elektronische infrastructuur met de individuele notarissen. Voorgesteld wordt dan ook de registratie voortaan door de KNB te laten uitvoeren. Van belang is dat de KNB in dit kader geen toezichthoudende taak krijgt; dat zou geen passende rol zijn voor de KNB. Immers, de KNB heeft op grond van de Wet op het notarisambt tot taak de bevordering van een goede beroepsuitoefening door de leden en van hun vakbekwaamheid en heeft geen toezichthoudende taak. Het Bureau Financieel Toezicht is vanaf 1 januari 2013 belast met het toezicht op de naleving van de Wet op het notarisambt. Het toezicht op de uitvoering van de Registratiewet 1970 blijft bij de Belastingdienst en ten behoeve van deze toezichthoudende taak krijgt de Belastingdienst inzage in het register. Nagegaan wordt nog op welke wijze in de toekomst inzage in het register kan worden verleend aan het Bureau Financieel Toezicht. Van belang is om hierbij op te merken dat het systeem zo wordt opgezet dat de KNB geen toegang heeft tot de inhoud van de notariële akten. De bestanden worden versleuteld en zijn alleen in te zien door de Belastingdienst en de notaris die de akte heeft aangeleverd. De KNB krijgt uitsluitend de beschikking over de managementinformatie uit het systeem ten dienste van haar wettelijke taken, waaronder de aantallen en soorten gepasseerde akten per notaris. Daardoor wordt tevens op eenvoudigere wijze invulling gegeven aan de verplichting van de notaris op grond van de Wet op het notarisambt om aan het bestuur van de KNB opgave te doen van het aantal gepasseerde akten.

2.3. Repertorium
Een notaris moet de akten die hij opmaakt dagelijks inschrijven in een doorlopend register, het repertorium. Dit systeem blijft bestaan maar het huidige papieren repertorium wordt vervangen door een digitaal repertorium dat per notaris wordt gehouden door de KNB.

2.4. Onderhandse akten
Naast de registratie van notariële akten biedt de Registratiewet 1970 ook de mogelijkheid om andere, onderhandse, akten te registreren. De Registratiewet 1970 hanteert daarbij een zeer ruim akten-begrip. Naast stukken die zijn opgemaakt om als bewijs te dienen, vallen onder het begrip akte in die wet ook huiselijke papieren, brieven, kaarten, tekeningen en andere bescheiden. Voor veel van deze stukken heeft registratie juridisch echter weinig of geen toegevoegde waarde. Een akte die een overeenkomst tussen twee partijen inhoudt, heeft bewijskracht tussen de contractspartijen ongeacht of de akte geregistreerd is of niet. Registratie van een gecreëerd werk of vinding biedt evenmin zelfstandig auteursrechtelijke of octrooirechtelijke bescherming. Registratie voegt hier juridisch niets toe. Voor enkele soorten onderhandse akten is de registratie een constitutief vormvereiste, eventueel naast de mogelijkheid van een notariële akte. Het gaat hier met name om akten waarbij een bezitloos pandrecht wordt gevestigd. Voor deze akten is de, wettelijk vereiste, registratie van belang omdat het bestaan van een bezitloos pandrecht op een bepaalde datum ook tegenover derden moet kunnen worden aangetoond. Hierbij is registratie wel zinvol. Het voorgaande is aanleiding om voor te stellen de registratie van onderhandse akten grotendeels af te schaffen en alleen te handhaven voor die onderhandse akten waarvoor registratie een wettelijk vormvereiste is.

Meer informatie is in het dossier op overheid.nl te vinden.

Over Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Verbonden aan Pellicaan Advocaten, http://www.pellicaan.nl/, kantoor Capelle aan den IJssel (Rotterdam), telefoon 088-6272287, fax 088-6272280, e-mail ellen.timmer@pellicaan.nl ||| Weblogs: algemeen: http://ellentimmer.wordpress.com/ ||| modernisering ondernemingsrecht: https://flexbv.wordpress.com/
Dit bericht werd geplaatst in Diversen en getagged met , , , . Maak dit favoriet permalink.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s